- Benoit
L'Optimisation de processus en entreprise
Comment les mentalités traditionalistes peuvent être un grand ennemi du BPO et comment le changement est nécessaire pour l'optimisation
Pourquoi la documentation est essentielle pour optimiser les processus, ainsi que pour déterminer quelles applications sont les plus utilisées (et si elles sont toutes nécessaires).
L'importance de mettre en place un système de suivi des résultats afin de voir ce qui fonctionne et ce qui doit être modifié.
Aujourd'hui, nous allons parler un peu de l'un de mes sujets favoris, à savoir l'optimisation des processus d'entreprise.
Vous êtes peut-être déjà familier avec ce sujet. Mais si vous êtes dans les affaires ou propriétaire d'une entreprise, c'est un sujet auquel vous allez vouloir prêter attention.
Au fond, l'optimisation des processus d'entreprise consiste à augmenter le niveau d'efficacité de votre entreprise et de votre organisation. Y a-t-il des redondances inutiles dans vos processus ? Est-ce facile ? Est-il possible de changer de direction en cas de changement ? Travaillez-vous à améliorer la communication au sein de votre entreprise ? Qu'en est-il des flux de travail ? Comment accomplissez-vous réellement les tâches ? Sont-ils rationalisés ? Ou bien y a-t-il un certain nombre d'obstacles qui vous empêchent d'accomplir vos tâches ?
Je pense que l'un des plus grands ennemis de l'optimisation des processus métier ou BPO, comme certains l'appellent, est l'expression "c'est comme ça qu'on a toujours fait les choses", une sorte d'état d'esprit traditionaliste du genre "ça a toujours été fait comme ça, on va continuer à le faire comme ça".
Vous savez, ça a marché avant, ça devrait marcher encore. Et malheureusement, ce n'est pas toujours le cas. Nous devons donc être ouverts au changement pour vraiment optimiser nos processus. C'est un aspect que nous avons récemment aidé des clients à mieux prendre en compte au sein de leur propre organisation.
L'une des questions que je préfère poser à nos clients qui cherchent à optimiser leurs processus d'entreprise est la suivante : vos processus sont-ils reproductibles, enseignables et documentés ?
Et en tant que propriétaire d'entreprise, ou si vous êtes en charge des opérations, ou d'un autre département, vous voulez vous assurer que tout ce qui est possible d'être documenté est documenté.
Il est certain que cela peut sembler un peu fastidieux sur le moment. Mais je vous promets qu'à long terme, en documentant vos processus, à court terme, en documentant vos processus, au fur et à mesure que vous avancez dans les choses, vous gagnerez beaucoup de temps au lieu d'arriver à un endroit où vous avez besoin de cette documentation.
Une autre question que nous aimons poser est la suivante : combien d'applications vos employés utilisent-ils en moyenne pour accomplir leurs tâches ?
Il ne s'agit pas d'une question de type "réussite ou échec". Ce n'est pas comme si vous en utilisiez plus de deux ou trois, c'est une mauvaise chose.
Chaque entreprise, chaque organisation est différente dans sa structure, et les outils et les applications qui sont nécessaires pour la faire fonctionner efficacement. Cependant, souvent, les licences sont en quelque sorte construites les unes sur les autres, nous trouvons un outil qui convient. Puis nous finissons par trouver un autre outil qui convient, un autre vide que celui-là n'a pas totalement comblé, et nous finissons par les empiler les uns sur les autres jusqu'à ce que nos employés utilisent 15 produits différents pour faire leur travail. Et parfois ça finit effectivement par être 15 logins différents, les gens doivent savoir qu'une partie de l'optimisation de vos processus est de savoir où vos processus sont vraiment complétés. Et s'il est nécessaire que toutes ces étapes soient là, cela peut aussi être une grande mesure d'économie, parce que souvent toutes ces applications vous coûtent de l'argent. Et si vous pouvez en éliminer une, deux ou trois par différents moyens, alors vous économisez de l'argent et vous contribuez également à optimiser les processus.
La prochaine chose que nous trouvons vraiment importante à examiner est de savoir si vous avez un système en place qui suit et analyse les résultats de vos tâches et de vos actions.
Il est complexe d’identifier les pistes d’amélioration des processus. Silverstrat peut vous accompagner, nos consultants ont tous suivi les formations en processus pour aider nos clients à être plus efficient.